2020年申请海关AEO认证——海关AEO认证标准之单证保管标准解读（上）
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作者:报关员果子
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发布时间: 2020-01-03
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02 单证保管的形式 果子在去很多企业开展认证工作的时候经常碰到企业问我的一个相同问题：“我的单证都是电子存档的，是否满足海关的要求？” 其实，就这个问题很多辅导机构自己都回答不上来，但其实海关早已有明确规定。在《中华人民共和国海关稽查条例》实施办法中明确规定： 第五条 进出口企业、单位应当依据《中华人民共和国会计法》以及其他有关法律、行政法规的规定设置、编制和保管会计账簿、会计凭证、会计报表和其他会计资料，建立内部管理制度，真实、准确、完整地记录和反映进出口活动。
进出口企业、单位应当编制和保管能够反映真实进出口活动的原始单证和记录等资料。
由此可见，海关以行政法规的形式要求进出口货物收发货人和报关企业应当保存具有法律效力的原始进出口单证。那么，问题就来了，什么样的单据才能称之为原始单证呢？ 03 原始单证 要想理解什么是原始单证，就要回到尚未实施通关无纸化的时候。在当时仍需以纸质单据向现场海关提交资料的时候，无论是合同还是发票，即便是形式发票企业也会盖章后再予递交，否则的话一定被海关退单。那么现在全国通关无纸化了，只需要上传随附单据就可以完成申报工作，然而什么样的随附单据才符合海关要求呢？ 根据果子辅导AEO认证企业的经验来看，企业通常都会有两种随附单据的方式。一种是用Excel或Word制作随附单证的电子档，然后直接生成PDF格式进行上传；另一种是用纸质随附单证盖章后扫描上传。除此之外还有一种另类做法，就是在Excel或Word上加上一个扫描的红色印章然后再转成PDF。你用的是哪一种呢？ 这样也就形成 了“通过电子文件转换方式形成文件” 及 “通过扫描方式形成文件”，该描述的依据是海关总署2019年第66号公告。 （1）扫描方式 果子告诉大家，正确的上传单据方式应当是企业将合同、发票、装箱单等单据打印出来，盖上中英文章后进行扫描，扫描为PDF后再进行上传。同时，盖章的原件应当进行留存。 这并不是没有依据的，在目前依旧有效的海关总署2012年第14号公告（关于在上海海关开展存量报关单证档案电子化改革试点）中有以下明确描述： 为推进通关作业无纸化改革，海关总署决定在上海海关开展存量报关单证档案电子化改革试点，现将有关事项公告如下：
一、上海海关现存的纸质报关单及随附单证将按照规定程序和方式
