商品归类错误为例，根据海关总署2012年第2号行政解释令的相关规定，如果海关已对申报货物的商品归类进行“实质性审核”则不属于申报不实，通常不予行政处罚。这时，有没有查验的书面文件就成为了向海关解释的重要依据之一。 再以核销结案通知书为例。在加工贸易电子手册核销结案之后，海关会打印核销结案通知书，因为此时报关手续已经完成，保证金也退回了，有的企业就懒得去海关领这个通知书了（小编本人曾经也是这样的）。尤其是目前加工贸易操作中的阶段性核销，核销结案通知书则作为下一个核销周期计算的重要依据，其实对于我们关务工作的非常关键。
这些单据很重要，企业必须妥善留存，否则可能面临降级风险！其实这不难理解。
一、企业的各项单据需要构成一个完整的关务链条。这是指在同一个合同或者同一个手册或者一份报关单项下，除了人工操作程序的完整性以外，还应当保持单据的完整性！没有核销结案通知书，何以从单据的角度判断你已经结案了？没有解除监管证明书，在后续稽查时万一海关存在疑问，你如何证明解除监管的合法性？
在实际工作中，很多企业抱着 “海关系统有记录不就行了” 这样的侥幸心理操作，没有重视单据的保管和留存，这将为企业未来的法律风险、尽职调查、关务审计等工作带来重大隐患。
二、在2014年海关总署发布225号令之后，所有进出口企业、报关企业都应当按照相应的海关AEO认证标准（公众号回复AEO获取认证干货）进行管理。认证标准中第4项单证保管中有如下明确要求 “按海关要求建立进出口单证管理制度，确保企业保存的进出口纸质和电子报关单证、物流信息档案的及时性、完整性、准确性与安全性。” 其中的 “完整性” 就是指海关签发的各项单证、通知都要按规定保存。比如：企业曾申报的某一票报关单被海关处罚过，那么海关在到企业实地认证前就会调取该企业一段时间内的行政处罚记录，要求企业翻出该票报关单的纸质存档文件，如果行政处罚相关文件不在，就视为不符合海关的认证要求了。
当然，果子认为更规范的作法是，除了海关签发的单据以外，其他各部门签发的关联性文件都要以海关认证标准为基础进行保管。这样既满足了海关的认证要求，也满足了企业规范化管理的要求。（对于一些已经实施无纸化的单证，在2014年至无纸化工作开始之间的纸质单据还是要求有滴）
如果企业的关务管理人员没能做到这点，对于已经是海关AEO高级认证和一般认证企业的，海关在即将进行的重新认证和三年一轮的重新认证中，如果发现缺少这些单据，可能会导致企业不符合认证标准（已经丢掉的单据一般找不回来的吧）而降级。而对于海关一般信用企业，当需要申请升级至AEO高级认证和一般认证时，将会导致认证不通过。到时候企业领导追责的时候怎么办，赶快想想吧……
