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海关AEO认证能否用电子报关单证代替纸质单证?专家:没那么简单
来源: | 作者:报关员果子 | 发布时间: 2021-02-15 | 1382 次浏览 | 分享到:

在海关AEO认证标准的单证保管标准中,大部分朋友都只关心到保管期限但是并未关心保管方式,尤其是一些中小型企业未建立有效的报关单证管理流程,甚至不具备海关规定的保管条件。在这里,果子要给大家强调报关单证如何保管才能满足海关AEO认证的要求。

提到报关单证的保管范围,果子在之前的《海关AEO认证标准之单证保管标准解读(上)》和《海关AEO认证标准之单证保管标准解读(下)》中已经做了详细解读,在此不做赘述。然而报关单证的保管方式才是今天讨论的重点,因为有些企业采用纸质单证保管,另一些企业采用电子单证的保管方式,到底哪种方式才是正确的呢?让果子给大家讲一下。

纸质单证保管

纸质报关单证的保管是较为传统的保管方式,在海关发展的数十年间都是采用纸质单证进行报关和留存的,无论海关存档还是企业存档,直至出现了单一窗口。单一窗口改变了纸质交单的方式而改为上传电子单据的方式进行申报,这些电子单证在不同企业中就出现了两种理解方式,一种是电子文档(ExcelWord)直接转为PDF进行上传,另外一种就是纸质单证扫描上传。

因为第一种方式留存在电脑中的是随时可编辑的电子文档,并不具有及时性和完整性,所以海关总署要求对这些单证进行电子签名保全,但企业保存的版本则不可能是带有电子签名的。而在绝大多数企业中,很多随附单据还是采用纸质方式进行打印、校对、扫描、上传、存档的,延续了传统的保管方式,我认为这样是完全符合海关AEO认证标准要求的。

电子单证保管

在果子曾经走访的个别企业对于文件的流转则非常超前,全部无纸化办公,这不得不说是时代和科技的进步。但是对于海关要求的报关单证保管,这样是否可行呢?我们先暂时把海关放在一边,看另一项重要业务的单证保管要求。

国家档案局发布并于201611日实施的新《会计档案管理办法》第八条对于仅以电子形式保存会计档案做出了详细要求:

第八条同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

()形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

()使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序

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